Jobba på distans från Polen med svensk arbetsgivare

Svensk arbetsgivare, arbete utfört i Polen

Att ha kvar en svensk anställning betyder inte automatiskt att allt fortsätter som i Sverige. Landet där arbetet faktiskt utförs kan påverka skatt, socialförsäkring, arbetsgivarregistrering, arbetsmiljö, försäkring och dataskydd.

1. Beskriv upplägget exakt

• startdatum och planerad längd
• huvudsaklig bostad och faktisk arbetsplats
• antal arbetsdagar i Polen, Sverige och eventuella andra länder
• om upplägget är tillfällig utsändning, permanent distansarbete eller arbete i flera länder
• resor till kontor, kunder och konferenser

För dagbok över arbetsdagar och resor. Det är ofta svårt att rekonstruera uppgifterna långt senare.

2. Socialförsäkring och A1

EU:s samordningsregler avgör vilket lands socialförsäkringslagstiftning som gäller. Du ska normalt omfattas av ett lands system åt gången. A1-intyget visar vilket lands regler som gäller under den period och det upplägg som intyget omfattar.

Reglerna skiljer mellan bland annat utsändning och normalt arbete i två eller flera länder. Ansökande institution måste bedöma de faktiska omständigheterna. Ett tidigare A1-intyg gäller inte automatiskt för ett nytt eller förändrat upplägg.

3. Skatt och skatterättslig hemvist

Det finns inga gemensamma EU-regler som ensamma avgör inkomstskatten. Polsk och svensk lag samt skatteavtalet måste bedömas tillsammans. Antal dagar är viktigt, men bostad, familj, centrum för levnadsintressen, arbetsgivarens situation och var arbetet utförs kan också påverka bedömningen.

Utgå inte från att ”under 183 dagar” alltid innebär att endast Sverige får beskatta lönen. Regeln används i ett större sammanhang och villkoren måste prövas tillsammans.

4. Arbetsgivarens frågor

• behöver arbetsgivaren registrera sig eller hantera polsk lönerapportering?
• kan arbetet skapa fast driftställe eller annan skatterisk?
• vilken arbetsrätt och vilka tvingande lokala regler behöver beaktas?
• hur hanteras arbetsmiljö, arbetstid, olycksfall och ergonomi?
• täcker tjänsterese-, sjuk-, pensions- och ansvarsförsäkringar arbete från Polen?

5. Informationssäkerhet och kundkrav

• godkänd utrustning, VPN, kryptering och skärmlås
• förbud mot lokala utskrifter eller privat lagring
• krav på att arbete bara utförs i vissa länder
• hantering av personuppgifter, sekretess och kundavtal
• fysisk säkerhet i bostad och coworkingmiljö

6. Skriftlig överenskommelse

Överenskommelsen bör ange land, adress eller typ av arbetsplats, period, resor, arbetstid, utrustning, kostnader, informationssäkerhet, försäkringar, uppföljning och hur upplägget avslutas. Ange också vem som ansvarar för myndighetskontakter och externa rådgivare.

Kontrollista före första arbetsdagen i Polen

1. Arbetsgivarens skriftliga godkännande.
2. Bedömning av socialförsäkring och A1.
3. Bedömning av skatt och lönehantering.
4. Kontroll av försäkringar och pension.
5. Godkänd arbetsmiljö och IT-säkerhet.
6. Plan för arbetsdags- och resedokumentation.